Was gehört in ein Willkommens­paket für neue Mitarbeiter?

Was gehört in ein Willkommens­paket?

Ein gutes Paket verbindet eine persönliche Botschaft mit einer kleinen, stimmigen Auswahl. Beginnen Sie bei dem Moment der Übergabe: Was soll die neue Person wissen und wie wird sie willkommen geheissen? Danach wählen Sie die Produkte. So unterstützt die Box Ihren Empfang und bleibt mit einem konkreten Anlass verbunden.

Eine Karte vom Unternehmen

Ein kurzer Gruss des Teams oder der Führungskraft bildet den persönlichen Teil. Name, Anrede und Unternehmensbotschaft werden vor dem Druck geprüft. Ansprechperson, Treffpunkt und Startzeit können auf einem separaten Einleger stehen, damit kurzfristige Änderungen einfacher bleiben.

Genuss für eine gemeinsame Pause

Kaffee, Tee, Schokolade oder ein anderer kleiner Genussmoment sind mögliche Bausteine. Prüfen Sie Zutaten, Haltbarkeit, Transport und Lagerung. Honig passt beispielsweise nicht in eine vegane Zusammenstellung. Eine alkoholfreie Auswahl oder eine Variante ohne Lebensmittel kann je nach Projekt sinnvoll sein.

Etwas Nützliches für den Alltag

Ein Notizbuch oder ein anderer Gebrauchsartikel sollte zur Tätigkeit passen. Stimmen Sie sich mit der Person ab, die die Arbeitsausstattung organisiert. Ein zweiter Standardartikel bringt wenig, wenn er bereits in der regulären Ausstattung enthalten ist.

Orientierung für die ersten Tage

Ein übersichtlicher Einleger kann zum Einführungsprogramm, zum Buddy oder zum Standortplan führen. Die internen Informationen kommen vom Arbeitgeber und sollten vor jeder neuen Serie überprüft werden. Zugangsdaten gehören in die dafür vorgesehenen sicheren Unternehmensprozesse.

Beispiel: eine überschaubare Welcome Box

• Kaffee als Einladung zur ersten gemeinsamen Pause.
• Ein kleines Glas Honig als Genussprodukt.
• Eine Tafel Schokolade.
• Ein Notizbuch für erste Fragen und Gedanken.
• Eine Willkommenskarte mit Ihrer Unternehmensbotschaft.

Das ist ein Konzeptbeispiel für die Firstkind-Pilotserie. Produkte, Grössen, Herkunft und Verfügbarkeit werden im Angebot festgelegt. Vereinbaren Sie benötigte Alternativen vor der Freigabe; eine vegane oder allergenbezogene Eignung lässt sich nur anhand der konkreten Zusammenstellung prüfen.

Wenn Sie noch vergleichen möchten: Zehn Geschenkideen zum Onboarding mit Einsatzmöglichkeiten. Wenn das Konzept bereits feststeht: Onboarding Box für neue Mitarbeiter ansehen.

Budget und Stückzahl nachvollziehbar planen

Wenn Sie nach der Checkliste eine konkrete Zusammenstellung benötigen, finden Sie unter Onboarding Boxen für Unternehmen zwei kalkulierte Einstiegsvarianten.

Berücksichtigen Sie Produkte, Gestaltung, Karte, Verpackung, Zusammenstellung und Lieferung. Fragen Sie bei Angebotsvergleichen ausdrücklich nach enthaltenen Leistungen. Eine Sammellieferung an den Firmenstandort lässt sich anders kalkulieren als viele einzelne Pakete.

Leiten Sie die Stückzahl aus den geplanten Eintritten ab. Bestellen Sie Reserve nur, wenn sie voraussichtlich genutzt werden kann und Lagerbedingungen sowie Haltbarkeit passen. Regeln Sie die steuerliche Behandlung mit Ihrer zuständigen Fachstelle; der Rechner berücksichtigt sie nicht.

Eine Musterbox kostet nach den aktuellen Pilotbedingungen 69 CHF netto zuzüglich Versand. Die Anrechnung von 69 CHF bei einer Bestellung ab 25 Boxen innerhalb von 60 Tagen richtet sich nach den Bestellbedingungen.

Rückwärts vom ersten Arbeitstag planen

Halten Sie zuerst das Datum fest, an dem die Box tatsächlich am Übergabeort benötigt wird. Davor liegen Angebotsabstimmung, Musterprüfung, Gestaltung, Freigabe und Beschaffung. Für Firstkind gilt ein Planungsrahmen von 15–20 Arbeitstagen nach Freigabe und vereinbarter Anzahlung. Ein verbindlicher Liefertermin muss im Angebot bestätigt werden.

1. Briefing sammeln: Anlass, Menge, Budget, Lieferort und notwendige Produktanforderungen festhalten.
2. Angebot abstimmen: Konkrete Produkte, Karte, Markengestaltung, Kosten und Lieferweg prüfen.
3. Muster beurteilen: Bei Bedarf Grösse, Materialien und Gesamteindruck vor der Serie ansehen.
4. Eine Freigabe bündeln: Logo und Text in der abgestimmten Fassung bestätigen. Eine Person sammelt das Feedback.
5. Lieferung organisieren: Annahme, Lagerung, Bestandskontrolle und Übergabe intern zuweisen.

Wenn ein Termin sehr nah liegt, klären Sie zuerst die Machbarkeit. Eine unverbindliche Anfrage oder ein Wunschtermin im Formular ist noch keine bestätigte Lieferung.

Checkliste für HR vor der Bestellung

• Anlass: Für welchen Start und welche Personengruppe ist das Paket gedacht?
• Menge: Wie viele Eintritte sind im Zeitraum tatsächlich vorgesehen?
• Budget: Ist der Rahmen inklusive Verpackung, Gestaltung und Lieferung geklärt?
• Inhalt: Sind Produkte und gegebenenfalls Alternativen konkret benannt?
• Karte: Stimmen Text, Anrede, Logo und freigegebene Druckfassung?
• Termin: Ist der benötigte Liefertermin ausdrücklich bestätigt?
• Lieferweg: Sammellieferung oder abgestimmter Einzelversand?
• Annahme: Wer prüft die Lieferung und kümmert sich um geeignete Lagerung?
• Übergabe: Wer begrüsst die neue Person und überreicht die Box?
• Rückblick: Wer sammelt Rückmeldungen für die nächste Serie?

Die PDF Vorlagen lassen sich ausdrucken und im Team besprechen. Das Briefingformular können Sie auch direkt am Bildschirm ausfüllen. Alle Downloads sind ohne Anmeldung verfügbar.

Wann hilft ein regionaler Bezug?

Für neue Mitarbeitende, die für den Job umziehen, kann eine regionale Zusammenstellung den Start ergänzen. Nennen Sie Herkunft und lokale Empfehlungen möglichst konkret und prüfen Sie die Angaben. Ein überschaubarer Einleger mit tatsächlich hilfreichen Hinweisen ist nützlicher als eine lange Sammlung ungeprüfter Adressen.

Für Ravensburg und die Bodenseeregion stimmen wir regionale Produkte und einen gedruckten Orientierungseinleger individuell ab. Regionales Willkommenskonzept kennenlernen.

Häufige Fragen aus der Planung